Passt deine Ordnung noch zu deinem Homeoffice?
Wenn sich Homeoffice, Aufgaben und Arbeitsabläufe verändern, darf sich auch die Ordnung anpassen.
Früher hast du vielleicht einmal pro Woche von zu Hause gearbeitet. Ein Laptop, ein Notizbuch und ein paar Unterlagen, mehr brauchtest du nicht. Am Anfang reichte dafür womöglich der Esstisch oder dein kleiner Schreibtisch in einer Ecke im Wohnzimmer. Dein Arbeitsplatz war so eingerichtet, dass alles für dich gut funktioniert hat. Die Unterlagen waren sortiert, du wusstest, wo du alles findest, und alles hatte einen festen Ablauf.
Heute arbeitest du vier Tage pro Woche im Homeoffice. Dazu sind ein Monitor, Headset, mehrere Projektoren und jede Menge Notizen gekommen. Dein Schreibtisch oder Esstisch sieht ständig voll aus.
Aber bist du wirklich unordentlicher geworden? Oder hat sich einfach dein Arbeitsalltag verändert?
Wenn aus drei Projekten plötzlich zehn werden
Ein Arbeitsplatz, der für einen Home-Office-Tag pro Woche funktioniert hat, muss nicht automatisch für 4 oder 5 Tage ausreichen.
Und auch die Menge und Art der Arbeit kann sich verändern.
Wer selbstständig ist, hat womöglich anfangs nur wenige Kunden und entsprechend wenige Unterlagen. Ein Ordner, ein paar Notizen und eine überschaubare Ablage reichen vielleicht. Mit der Zeit kommen weitere Kunden, Projekte, Rechnungen und Dokumente hinzu. Plötzlich liegen überall Unterlagen und der eine Ordner hat längst keine sinnvolle Struktur mehr.
Auch als Angestellter kann sich viel verändern: Aus einem oder zwei Projekten werden plötzlich mehrere, neue Aufgaben kommen hinzu oder die Verantwortungsbereiche wachsen. Deine bisherige Ablage funktioniert zwar noch irgendwie, aber du musst inzwischen lange suchen und mehr im Kopf behalten.
Vielleicht hat sich auch die Art deiner Arbeit verändert. Du arbeitest stärker digital, übernimmst neue Aufgaben oder nutzt andere Programme. Was früher überwiegend auf Papier stattfand, spielt sich heute vielleicht zum großen Teil am Bildschirm ab.
Die bisherige Struktur war deshalb nicht falsch, sie war nur für eine andere Situation gedacht.
Warum wir trotzdem am Alten festhalten
Wenn wir merken, dass ein System nicht mehr richtig funktioniert, könnten wir es einfach verändern. Doch in der Praxis fällt uns das nicht leicht.
Denn vertraute Abläufe geben uns Orientierung und Sicherheit. Wir wissen, wie etwas funktioniert und wo wir suchen müssen. Selbst wenn ein System inzwischen umständlich geworden ist, ist es uns vertraut. Beispielsweise, selbst wenn ein Ordner aus allen Nähten platzt, halten wir daran fest. Wir wissen schließlich, wie wir darin bisher alles gefunden haben.
Ein neues System aufzubauen bedeutet dagegen Aufwand, bedeutet, sich noch einmal hinzusetzen und nachzudenken, Dinge anders zu betrachten und sich an neue Gewohnheiten anzupassen.
Also machen wir weiter wie bisher, auch wenn die Suche inzwischen deutlich länger dauert.
Dazu kommt noch der trügerische Gedanke, der die Sache komplizierter macht: Wenn ein System früher gut funktioniert hat, muss ich doch nur wieder konsequenter sein, dann klappt es auch wieder…
Erst wenn wir merken, dass eine Struktur dauerhaft mehr Arbeit verursacht als sie erleichtert, wird deutlich: Vielleicht ist unsere Ordnung einfach nicht mehr für unseren aktuellen Arbeitsalltag gemacht.
Frage dich deshalb: Halte ich an diesem System fest, weil es noch passt, oder weil es vertraut ist?
Woran du merkst, dass deine Ordnung nicht mehr passt
Manchmal sind es kleine Veränderungen, die darauf hinweisen:
- Du legst Dinge immer wieder irgendwo anders ab, weil der vorgesehene Platz nicht mehr ausreicht.
- Dein Schreibtisch wird zu einer dauerhaften Zwischenablage.
- Bevor du mit einer Aufgabe beginnen kannst, musst du erst einmal Platz schaffen.
- Du brauchst inzwischen viel länger, um etwas zu finden.
- Du benutzt deine alten Strukturen kaum noch.
- Du hast öfter das Gefühl, den Überblick zu verlieren.
Es gibt außerdem einen recht zuverlässigen Hinweis darauf, dass ein System nicht mehr zu dir passt: das Gefühl, ständig Ausnahmen zu machen. Wenn du merkst, dass du immer öfter Zettel schreibst, die eigentlich nirgendwo hingehören, oder Dinge nur für den Moment irgendwo ablegst, weil der vorgesehene Platz gerade nicht reicht, dann ist das meistens ein Zeichen dafür, dass dein System kleiner geworden ist als deine Aufgabe.
Was dein Ordnungssystem jetzt braucht
Der erste Schritt ist selten ein komplett neues System zu bauen. Vielmehr geht es darum, ehrlich hinzuschauen, wofür dein aktuelles System einmal gedacht war, und ob diese Struktur überhaupt noch passt. Wenn du vor zwei Jahren noch zwei Projekte gleichzeitig betreut hast und heute fünf, dann darf sich auch dein System anpassen.
Doch wie gelingt dieser Wandel in der Praxis? Am besten mit den folgenden drei Schritten:
- Beobachten
- Wie arbeite ich heute tatsächlich?
- Was brauche ich inzwischen häufiger als früher?
- Wo entstehen immer wieder Stapel oder „Baustellen“?
- Welche Bereiche funktionieren weiterhin gut?
- Hinterfragen
- Welche Abläufe haben sich verändert?
- Welche neuen Aufgaben oder Unterlagen sind dazugekommen?
- Was nutze ich inzwischen kaum noch?
- Was kostet mich im Alltag unnötig Zeit oder Aufmerksamkeit?
- Anpassen
- Verändere zunächst nur das, was nicht mehr funktioniert. (z.B. deine Ablagestruktur oder die Anordnung auf dem Schreibtisch)
- Sortiere konsequent aus, was inzwischen nicht mehr gebraucht wird.
So kann sich deine Ordnung Schritt für Schritt weiterentwickeln, genau passend zu deinem aktuellen Arbeitsalltag.
Wenn nicht nur die Ordnung ein Update braucht
Gerade im Homeoffice zeigt sich, dass Ordnung und Raum eng miteinander verbunden sind.
Wenn du plötzlich deutlich mehr von zu Hause arbeitest, reicht es vielleicht nicht, nur Unterlagen neu zu sortieren. Vielleicht brauchst du mehr Arbeitsfläche, einen anderen Standort für den Schreibtisch, und eventuell eine bessere Möglichkeit, Arbeitsmaterialien nach Feierabend aus dem Blickfeld zu bekommen. Denn eine klare Trennung zwischen beruflichen und privaten Dingen kann einen großen Unterschied machen.
Frage dich deshalb: Wie bewege ich mich im Raum? Was sehe ich während der Arbeit ständig? Was soll nach dem Feierabend wieder verschwinden können und wohin?
Manchmal braucht nicht nur die Ordnung ein Update, sondern auch der Raum.
Denn ein Arbeitsplatz sollte nicht nur irgendwie funktionieren, sondern dich auch dabei unterstützen, konzentriert und angenehm zu arbeiten.
Fazit
Eine gute Ordnung muss nicht für immer gleich bleiben. Sie darf sich verändern, wenn sich dein Leben verändert.
Wenn du heute mehr im Homeoffice arbeitest als früher, andere Aufgaben hast oder dein Arbeitsalltag inzwischen ganz anders aussieht, darf auch deine Umgebung darauf reagieren.
Du musst nicht versuchen, dein heutiges Leben in eine Ordnung zu pressen, die für dein früheres Leben geschaffen wurde. Vielleicht ist es Zeit, deine Ordnung wieder einmal aus der Perspektive deines aktuellen Alltags zu betrachten.
Frage daher: „Was brauche ich heute, damit mein Zuhause und mein Arbeitsplatz mich gut unterstützen kann?“
Wenn du bei der Anpassung der neuen Ordnung Unterstützung möchtest oder dein ganzes Zuhause Schritt für Schritt in Ordnung bringen willst, begleite ich dich gerne dabei.